Review dei panel legali: consigli e opportunità
di Ricardo Cortés-Monroy
Ci sono molte ragioni per cui è una buona (eccellente) pratica rivedere regolarmente il panel di studi legali preferiti e consulenti esterni della tua azienda. E, oggi, ci sono modi migliori per farlo rispetto a qualche anno fa.
Cominciamo, appunto, con le ragioni per farlo. Prima di tutto, la qualità: certo, potrai esser scusato se credi che, poiché la tua azienda ha “sempre” utilizzato questo o quello studio legale, deve essere il migliore in circolazione e nessuno potrebbe offrirti un servizio migliore proprio perché quello studio ti conosce così bene. Questo è sicuramente vero, ma non potrai mai saperlo se, regolarmente, non li metti alla prova. Un modo oggettivo per farlo è avere, come politica scritta dall’azienda, una revisione regolare del panel, ad esempio ogni quattro anni. Nessuna eccezione. Questo renderà automaticamente più facile la tua vita di general counsel. Il fatto che dovranno competere fra di loro in un processo obiettivo dovrebbe evitare che qualsiasi studio legale ti dia per scontato come cliente. Il miglioramento richiesto nella produzione può essere espresso in termini di basi tecniche, migliori capacità IS / IT, fornitori di servizi legali alternativi associati, talento e reporting.
In secondo luogo, il costo: questo motivo sembra essere quello più scontato, uno dei preferiti dai dipartimenti Finance e Procurement. Ma, soprattutto nell’attuale momento di recessione, è sicuramente un grande vantaggio poter realizzare risparmi sulla spesa legale. Tuttavia, un avvertimento: credo fermamente nell’equazione del “rapporto qualità-prezzo” e questo dovrebbe essere il tuo driver. Di solito, è difficile da farlo capire ai già citati colleghi del Finance e Procurement in quanto, inevitabilmente, consiglieranno di selezionare le proposte di costo più basso. E bisogna anche tenere in mente che alla fine un general counsel deve realizzare riduzioni di bilancio tangibili. Una revisione del panel ti metterà così in una posizione oggettiva per rinegoziare tariffe o pacchetti senza troppe difficoltà. Un suggerimento pratico: chiedi come vengono determinati i pacchetti di avvocati esterni. È da un meccanismo stile lockstep (più operazioni in parallelo)? O è quello che gli inglesi chiamano sistema “eat what you kill” (e cioè si basa sul business che i partner portano allo studio)? Potrebbe sorprenderti quanto quest’ultimo possa farti risparmiare (anche non sempre!).
Terzo, la sostenibilità nella nostra professione: questo aspetto potrebbe esser meno ovvio. Se la tua azienda e tu come general counsel prendete sul serio la sostenibilità, dovreste richiedere ai vostri partner commerciali un impegno simile. La maggior parte degli studi legali dispone ormai di programmi di sostenibilità ben consolidati. Supportano iniziative globali (come il Global Compact) o programmi ambientali (come la conservazione dei bacini idrografici) o iniziative sociali (sui diritti umani, ad esempio). Ciò che tutti, nessuna eccezione, dovrebbero essere in grado di condividere con te sono i programmi in campo diversity & inclusion. L’equazione dell’equilibrio di genere in troppi studi legali è piuttosto scarsa. Allo stesso modo, il rapporto socio/partner è spesso motivo di preoccupazione e, per questo, nel nostro ruolo dovremmo esercitare una certa pressione per garantire che i nostri giovani avvocati abbiano i deal migliori.
Quarto, le tue priorità come cliente. Queste revisioni del panel offrono un’opportunità unica per metterle nero su bianco, in modo obiettivo in modo da far maggiormente leva. Attenzione ai conflitti di interesse! Sei disposto ad accettare che il tuo studio legale preferito serva anche i tuoi principali concorrenti? È realistico e realizzabile? In caso contrario, che limiti si possono stabilire?
Insomma, selezionare il panel farà sorgere una serie di questioni di cui devi occuparti. Probabilmente il cambiamento più grande che ho visto da quando ero general counsel è stato il coinvolgimento dei colleghi di Procurement e delle loro soluzioni IT. Portano un elemento di obiettività e professionalità che altrimenti non avresti. E toglieranno un enorme onere amministrativo dalle tue spalle (di solito contattavamo 200 studi legali per queste revisioni). Esegui le tue review ogni 4 o 5 anni al massimo; qui non c’è nessun calcolo scientifico, ma solo la mia esperienza nell’evitare il dilemma “troppo spesso, troppo tardi”. Coinvolgi i tuoi diretti riporti facendo della review un esercizio di squadra. Impegnati a rispettare una scadenza e un risultato tangibile. E se non hai esperienza nel farlo, chiedi aiuto ai tuoi colleghi general counsel di altre aziende. Parlare di questo argomento piace a tutti!
In definitiva posso garantirti che queste review sono vantaggiose per la tua azienda e per gli studi legali. E c’è poco da sorprendersi se alla fine confermi la maggior parte degli studi attuali. Ma a condizioni rinnovate e migliori. Salvete onmes!
