Produttività. Questa (s)conosciuta
Come si fa a essere più produttivi sul lavoro? Scommetto che, almeno una volta nella vostra vita, ve lo sarete chiesti. E questo perché il tempo non è mai abbastanza (o così sembra) e quando alla sera ci si alza dalla scrivania, almeno un pensiero va alle cose rimaste in sospeso su cui ci si dovrà dedicare l’indomani.
La buona notizia è che pare che la produttività si possa allenare. E che seguendo alcuni piccoli passi si possa diventare più produttivi. A sostenerlo è Robert C. Pozen, senior lecturer della business school MIT Sloan e nonresident senior fellow della Brookings Institution, in un articolo dedicato al tema pubblicato sulla Harvard Business Review. Una digressione è d’obbligo: Pozen ha creato uno strumento chiamato Pozen Productivity Rating, che aiuta i professionisti a misurare quanto sono produttivi e offre loro qualche suggerimento pratico per colmare le eventuali lacune (se vi incuriosisce, il test è a questo link).
In breve, secondo il professore, per essere più produttivi basta sviluppare una serie di abitudini specifiche.
Prima di tutto, bisogna pianificare il lavoro per priorità e fissare degli obiettivi ben definiti. A questo proposito è utile: dare un’occhiata all’agenda la sera prima per mettere meglio a fuoco gli obiettivi giornalieri; inviare una breve lista dei temi da affrontare prima di ogni riunione a tutti i partecipanti; trarre sempre delle conclusioni preliminari quando si gestiscono progetti di grandi dimensioni; prima di iniziare a leggere o scrivere lunghi documenti identificare rispettivamente lo scopo specifico della lettura e i contenuti chiave da trattare oltre che l’ordine logico con cui farlo.
In secondo luogo, spiega l’esperto, bisogna sviluppare delle tecniche efficaci per gestire il sovraccarico di informazioni e attività. In questo caso è importante: identificare le attività che possono diventare una routine, così da evitare di doverci dedicare troppa attenzione; tenersi sempre del tempo libero da dedicare alle eventuali emergenze o attività giornaliere non pianificate; controllare la mail e il cellulare una volta all’ora, anziché ogni pochi minuti; leggere prima i messaggi più importanti in termini di mittente e oggetto; dividere in piccole parti i progetti più grandi e celebrare la conclusione di ciascun pezzo; delegare ad altri, se fattibile, le attività non prioritarie.
Infine, conclude Pozen, è importante comprendere le esigenze dei colleghi per ridurre i tempi delle riunioni e facilitare gli scambi comunicativi. A questo scopo si può: chiudere le riunioni delineando i passaggi successivi e la responsabilità di questi; essere brevi ma chiari nell’esposizione dei concetti durante gli incontri coi colleghi; stabilire obiettivi precisi e metriche di successo per premiare gli sforzi del team; istituire procedure per prevenire errori futuri e per migliorare le prestazioni della squadra.
Volendo semplificare al massimo: serve organizzazione. Così le giornate iniziano a bastarci. Ma siamo sicuri poi che se ci organizziamo veramente bene e le ore lavorative ci basteranno non rimarremo a lavoro fino a tardi? Perché lavoriamo così tanto? È solo una ragione di scarsa produttività?
