Cinque consigli per organizzare un meeting (virtuale) da remoto

Lavorando da remoto, le riunioni non si fermano ma, di fatto, cambiano aspetto. Dalle videoconferenze, alle chiamate di gruppo passando per i webinar, riunirsi virtualmente è tutt’altro che semplice. Questo implica praticamente diversi ostacoli: trovare il posto giusto (e la luce), assicurarsi di non essere interrotti da fattori esterni, verificare che la tecnologia funzioni correttamente. Ma, probabilmente, la più grande sfida delle riunioni da remoto è far sì che le persone mantengano alta la loro attenzione. Monitorando siti web, articoli e blog online, confrontando esperienze, provando nuove soluzioni, la nostra redazione ha riassunto i seguenti suggerimenti:

1. Pensa fuori dagli schemi. 

   Una volta fatto lo sforzo di organizzare la riunione, assicurati che sia interessante e utile per il tuo pubblico. In quest’ottica cerca di vivacizzare le interazioni, usare belle grafiche o immagini, pianificare brevi interruzioni per socializzare virtualmente. L’obiettivo deve essere quello di risultare il più coinvolgente possibile. Questo esercizio di creatività non deve però scordarsi delle basi: prepararsi adeguatamente (spazio e aspetto) e assicurarsi di avere tutto lo strumento necessario a portata di mano

2. Prepara un piano B. 

   Il successo delle riunioni da remoto dipende da molti fattori esterni (connessione Internet, webcam o microfono che funzionano correttamente) e i problemi tecnici sono sempre una possibilità. Per questo è buona norma pianificare attentamente il programma e condividerlo in anticipo, incluso un piano di backup. In questo caso, se qualcosa va storto tutti i partecipanti sanno cosa aspettarsi: una telefonata, un brief scritto o un altro orario di riprogrammazione potrebbero essere delle idee da specificare prima dell’inizio.

3. Sii rispettoso. 

   Più partecipanti ci sono, più è difficile gestire l’incontro. Ecco perché se sei il moderatore dovresti mantenere il pubblico interessato assicurandoti che tutti abbiano ugual spazio. Affinché tutto sia equilibrato ed efficace, i partecipanti dovrebbero rispettare il tempo di parola e capire quando è il momento giusto per intervenire. Anche evitare di svolgere altre attività contemporaneamente, come leggere e-mail, guardare il telefono e navigare su Internet è un segno di rispetto.

4. Facilita la partecipazione. 

   Se dal vivo è più facile intercettare indizi visivi sul turno di parola o la volontà di dire qualcosa, lo scenario virtuale rende tutto più complesso. Per questo, come moderatore puoi incoraggiare la partecipazione impostando regole che facilitino lo scambio e la conversazione. Ad esempio, puoi spiegare dei gesti da fare per esprimere la volontà di parlare. Questo si può applicare anche nel caso in cui la tua azienda o il tuo team tengono regolarmente riunioni online: è una buona idea decidere un sistema per porre domande, come alzare la mano o se usare la chat per intervenire, osserva The Verge.

5. Follow-up. 

   In altre parole, il post riunione non va ignorato. Questo momento, infatti, è cruciale tanto quanto l’organizzazione dell’incontro. In effetti, a differenza di una riunione tradizionale, non è possibile eseguire il debriefing ad alta voce alla fine. Per questo, riassumere i punti principali in un’e-mail di follow-up o in un documento condiviso con gli altri partecipanti è un’ottima idea. Si potrebbe accompagnare l’iniziativa col riportare brevi momenti salienti (soprattutto nel caso di un webinar) o l’utilizzo di grafiche, immagini o brevi citazioni al fine di rendere il testo più attraente possibili. Questa è una buona occasione anche per chiedere un feedback sul meeting.